Kuinka seurata varastoa ja myyntiä pienyrityksessä

Suurin osa yrityksistä, jotka kasvavat lopulta suuriksi, aloitti pieninä, kuten Apple® ja Microsoft®. Jotkut heistä alkoivat autotallista ja lopulta heistä tuli kotitalouksien nimi kaikkialla maailmassa. Totuus on, että sen lisäksi, että sinulla on fantastinen liikeidea, sitoutuminen, kurinalaisuus, omistautuminen ja yksityiskohtiin huomioiminen ovat joitain perusominaisuuksia, jotka saavat pienyrityksen kasvamaan niin suureksi.

Jos olet yrittäjä, joka johtaa pientä yritystä tai harjoittelet vähittäiskauppaa, yksi avaimista, joita tarvitset saadaksesi yrityksesi kasvamaan ja kasvamaan erittäin kannattavaksi, on ottaa käyttöön prosessi, joka varmistaa tehokkaan varastonhallinnan. Sanonta, että ”vähittäiskauppa on yksityiskohta” kuvaa oikein pienyritysten tehokkaan varastonhallintatavan käsitettä; sinun on kiinnitettävä huomiota jokaiseen pienyrityksen osaan, jos haluat sen kasvavan.

Varastonhallinnan merkitys pienyritysten omistajille

Mikään ei lähetä asiakasta kilpailijan käsiin, kuten riittämätön varasto. Samalla mikään ei tappaa kassavirtaa ja lopulta kannattavuutta, kuten ylimääräistä varastota.

Liikemiehenä sinun on pidettävä tasapainoista varastota, jotta et menetä asiakkaitasi, samoin kuin ylimääräisen varaston pitämistä. Siksi sinulla on oltava erittäin vakaa varastonhallintajärjestelmä. Tässä on joitain varastonhallinnan tärkeitä etuja.

a. Varastotilanteiden ehkäisy

Kuvittele, että lähimmässä ruokakaupassasi ei ole jatkuvasti suosikki tuotemerkkiäsi, ja kuulet sitten toisesta, liian kaukana olevasta myymälästä, joka ei koskaan lopu samalta merkiltä. Tietysti aloittaisit uuden kaupan vierailun saadaksesi käsiinsä rakastetun viljabrändin.

Ja lopulta, koska sinun olisi hankalaa ostaa päivittäistavaroita kahdessa eri myymälässä, joudut valitsemaan yhden myymälän - ja se olisi tietysti myymälä, jossa on aina mitä tarvitset. Valitettavasti lähin ruokakauppa on menettänyt asiakkaan huonon varastonhallinnan takia.

Sinun on aina pyrittävä tyydyttämään asiakkaidesi tarpeet varmistamalla, että he pääsevät aina tuotteeseesi ja paras tapa tehdä tämä on asianmukainen varastonhallinta.

b. Ylijäämän välttäminen

Ylivarastot ovat sinänsä ongelma. Kun varastossa liikaa tuotetta, on todennäköistä, että et välttämättä pysty myymään kaikkia niitä ajoissa, ja on suuri todennäköisyys, että jotkut tavarat menevät huonoiksi tai jopa vanhentuvat, mikä aiheuttaa suuria tappioita yrityksellesi.

C. Alennetut hallintokustannukset:: Varaston pitämisen kustannukset liittyvät suuresti varaston suuruuteen. Jos pidät vain oikean määrän varastossa, sinun ei tarvitse kuluttaa liikaa varastointia, ylläpitoa, henkilöstöä ja kaikkia muita hallintokustannuksia.

d. Varkauksien ja viiltojen vähentäminen

Toinen varastonhallinnan ongelma, jota asianmukainen varastonhallinta auttaa estämään, on varkausten vähentäminen. Aina on epärehellisiä työntekijöitä tai asiakkaita, jotka yrittävät ”auttaa itseään” joillakin yrityksen tuotteilla. Oikein varastonhallinnan ja seurannan avulla pystyt helposti havaitsemaan ja hallitsemaan tällaisia ​​tilanteita.

e. Käyttöpääoman hallinta

Tarvitset käyttöpääomaa liiketoiminnan kaikkien osa-alueiden hallitsemiseksi. Mutta kun upotat liian paljon varoja tavaroiden varastoimiseen, yrityksesi muut näkökohdat voivat kärsiä, koska muiden toimintojen suorittamiseen ei olisi tarpeeksi varoja.

Varastonhallinta auttaa pitämään juuri sopivan määrän varastoja. Varastosi eivät ole liian suuria, jotta joudut upottamaan siihen liikaa käyttöpääomaa. Ja se ei ole liian pieni, että käyttöpääomaa ei käytetä tehokkaaseen käyttöön.

f. Riittävät raaka-aineet

Varastonhallinta on entistä tärkeämpää valmistajille, koska raaka-aineiden loppuminen ei missään vaiheessa ole sallittua. Jos raaka-aineet tai tärkeä ainesosa loppuu koskaan, se voi johtaa seuraamuksiin, kuten työntekijöille maksettavien palkkojen menettämiseen, ajan menettämiseen ja muihin vastaaviin menetyksiin. Valmistajat käyttävät varastojen hallintaa varmistaakseen, että tarvittavat määrät tuotantoaineita ovat aina saatavilla.

g. Tarkka tuloslaskenta

Vaihto-omaisuus on itsenäinen liiketoiminnan omaisuus. Ja kun valmistelet tilinpäätöstä, sinun on ilmoitettava nykyisen varastosi tarkka arvo. Ilman asianmukaista varastonhallintaa se, mikä saat parhaimmillaan, on oletettu tai jopa liioiteltu luku. Tämä tarkoittaa myös automaattisesti kasvaneita voittoja ja epätarkkoja taloudellisia raportteja.

h. Uudelleenjärjestelyn

Varastonhallinta auttaa sinua tietämään, milloin tilaat loppuunmyytyjä tuotteita. Se auttaa myös välttämään aikaviiveitä tilaamisessa. Joskus kun tilaat tärkeitä tuotantomateriaaleja, toimittaja vie aikaa ennen tilauksen käsittelyä ja toimittamista sinulle. Oikealla varastonhallinnalla olisit tajunnut kunkin toimittajan läpimenoajan ja pystynyt tilaamaan uudestaan ​​oikeaan aikaan.

i. Varastotehokkuus

Jos sinulla on erittäin suuri varastossa tai useita varastossa, tulee vaikeaksi tietää, missä varastossa mitä tuotteita on, ja tämä aiheuttaa tarpeettomia viivästyksiä tuotantoprosessissa. Riittävän varastonhallinnan avulla nämä ongelmat voidaan eliminoida tai vähentää minimiin. Se auttaa myös vähentämään varastointikustannuksia huomattavasti.

j. Mahdollisten ongelmien tunnistaminen

Oikean varastonhallinnan avulla on helpompi tunnistaa nopeasti varaston hallintaan liittyvät mahdolliset tuotantoongelmat ja voit myös suorittaa nopeita toimia.

Vaikka varastoseuranta ei ole nautinnollinen tehtävä, se on avainasemassa menestyvän yrityksen toiminnassa. Hyvä järjestelmä varastosi ja myynnin seuraamiseen auttaa sinua selvittämään, mitä tavaroita sinulla on varastossa, mitä olet myynyt, mitä on vielä tilauksessa ja milloin tilauksesi saapuvat.

Tällaisen järjestelmän avulla voit nopeasti tunnistaa nopeasti myyvät tuotteet, jotka sinun täytyy tilata uudelleen, ja hitaasti myyvät tuotteet, jotka sinun on joko merkittävä alas tai mainostettava aggressiivisemmin. Lisäksi varastosi säännöllinen ja tehokas seuranta voi auttaa pitämään maltillista varastoa, joka ei ole liian paljon tai liian vähän.

Liian suuren varaston määrän avulla sidotaan varoja, joita voitaisiin muuten käyttää toimintakustannuksiin tai muihin tärkeämpiin tarkoituksiin. Toisaalta sillä, että varastot ovat liian pienet, menetät tuloja, koska sinulla ei ole tarpeeksi tuotteita myytäväksi. Keskusteltuaan varastojen ja myynnin seurannan tärkeydestä keskustelemme nyt kuinka seurata varaston ja myynnin pienyrityksessäsi. Varastosi seuraamiseksi on monia tapoja, ja kaikki nämä menetelmät jakautuvat kahteen luokkaan: manuaalinen ja automatisoitu.

Kaksi tapaa seurata varastosi ja myyntiäsi

I. Manuaalinen menetelmä

Voit seurata varastosi manuaalisella menetelmällä aloittamalla laskemalla tuotteesi alkavan varaston määrittämiseksi. Luokittele sitten varastosi ensin tuotteen nimen ja sen jälkeen tuotteiden muiden erityisominaisuuksien, kuten värin, koon, käytön, päivämäärän tai tyylin mukaan.

Esimerkiksi, jos sinulla on hajusteita varastona, haluat luokitella ne nimen perusteella, sitten sen mukaan, ovatko ne miehiä vai naisia ​​vai molemmat, sitten koon mukaan. Tämä helpottaa sinun seurata sitä, mitä tarvitset ja mitä et ole myynyt. Kun olet lajitellut varastossasi olevat tuotteet luokkiin, luo laskentataulukko Microsoft Exceliin seurataksesi varastosi ja myyntiäsi.

Luo vain laskentataulukko jokaiselle tuotteelle ja luettelo tuotteen alkuperäisestä varastomäärästä. Siitä hetkestä alkaen säädä alkuperäistä varastomäärää tarpeen mukaan. Toisin sanoen vähennä kaikkien tuotteiden myynti rekisteröidyistä ja lisää siihen uusia tuloja. Tee tämä vähintään kerran viikossa säätämällä varaston kokonaismäärää tarpeen mukaan.

Microsoft Excel riittää, jos varastossasi on vähemmän kuin 10 erilaista tuotetta. Jos varastossasi on kuitenkin yli 10 tuotetta, parempi vaihtoehto on perustaa varastotietokanta Microsoft Accessiin. Microsoft Access tarjoaa puoliautomaattisia, houkuttelevampia ja helpommin käytettäviä varastomalleja. Ja voit tulostaa käteviä varastoraportteja seurataksesi myyntiä, varaston lisäyksiä ja palautuksia. Se ei kuitenkaan ole vielä yhtä tehokas kuin täysin automatisoitu järjestelmä.

II. Automaattinen menetelmä

Jos sinulla on yritystä, jonka varastoissa on useita eri tavaroita (kuten vähittäiskauppa), sinun on käytettävä automatisoitua järjestelmää, koska manuaalinen varastomenetelmä ja myynnin seuranta ovat liian vaivalloisia, jos ne toimivat ollenkaan.

Vaikka on olemassa monia automatisoituja menetelmiä, yleisin ja tehokkain tapa sisältää ammattimaisen varastonhallintaohjelmiston integroimisen viivakoodilukijaan ja rekistereihin kaupassa. Jokaisella tuotteella on ainutlaatuinen viivakoodi, joka skannataan kassalla. Viivakoodi sisältää hinnan ja muut asiaan liittyvät tiedot tuotteesta.

Kun viivakoodilukija on havainnut ja rekisteröinyt tuotteen myytäväksi, se kirjaa myynnin automaattisesti ja vähentää ostetun tuotteen yksiköiden lukumäärän myymälään jääneiden yksiköiden kokonaismäärästä. Tämä tehdään muutamassa sekunnissa.

Toinen menetelmä sisältää radiotaajuisen tunnistuksen käytön, joka merkitsee jokaisen varastotuotteen muovitunnisteella, joka sisältää ohjelmoitavan mikrosirun ja pienen antennin. Tunnisteet sisältävät merkityksellisiä tietoja jokaisesta tuotteesta, ja ne voidaan lukea erityisellä kädessä pidettävällä lukijalla.

Vaikka tämä vaihtoehto on kalliimpaa kuin viivakoodien käyttö, sillä on monia etuja. Tunnisteet voidaan lukea kaukaa. Valtava kasa merkittyjä esineitä voidaan lukea kerralla ja tunnisteiden tiedot voidaan päivittää heti, kun tuotteet siirretään kaupasta pisteestä toiseen. Ja mielenkiintoista on, että tunnisteet voidaan asettaa laukaisemaan hälytys, kun esine poistuu kaupasta - estäen merkittyjen tavaroiden varkauksia.

Joten jos myyt tuotteita, jotka ovat erittäin kalliita, kuten koruja, suosittelisit tätä vaihtoehtoa paremmin. Vaikka seuraat myyntiäsi ja varastojasi automatisoidulla järjestelmällä, tarkista manuaalisesti vähintään kerran vuodessa varmistaaksesi, ettet ole menettänyt joitain varastotuotteita.

10 tehokasta varastonhallintavinkkiä pienyrityksille

Totuus on, että jos et pidä asianmukaista kirjanpitoa kaikista liiketoiminnan tuotteista ja palveluista, olet todennäköisesti vaikeuksissa voiton ansaitsemiseksi, ja se vaikuttaa varmasti budjetointiisi. Itse asiassa huono varastonhallinta on osa yritystä konkurssiin. Nyt käydään nopeasti läpi 10 tehokasta varastonhallintavinkkiä pienyrityksille:

1. Luo erityinen Excel-levityspaska päivittäiseen varastointiin

Yksi perusasia, joka sinun on tehtävä varmistaaksesi tehokkaan varastonhallinnan pienyrityksellesi, on luoda erityinen excel spread-paska arkistointia varten päivittäin. Esimerkiksi, jos sinulla on äiti- ja pop-yrityksiä, eikä sinulla ole varaa räätälöityihin ohjelmistoihin, voit tulostaa excel spread-paskan ja tehdä manuaalisen varaston; kovakantinen kirja voi toimia jopa samaan tarkoitukseen.

2. Varmista, että kaikki virkamiehet dokumentoivat kaikki varastosi saapuvat tavarat

Toinen vinkki, joka takaa tehokkaan varastonhallinnan pienyrityksellesi, on varmistaa, että jokainen varastoon tai kauppaan saapuva tavara on dokumentoitu eri virkamiesten toimesta. Prosessi on yksinkertainen, kun kuorma-auto tuo hyvää varastoon, kuorma-auton kuljettaja esittelee rahtikirjansa portilla olevalle turvahenkilölle, vartija vahvistaa ja ottaa oman varastonsa, ja sitten varastonpäällikkö myös heidän tulisi ottaa oma varastonsa erikseen turvamiehestä.

4. Kysy ohjelmistokehittäjiä kehittämään räätälöityjä inventaario-ohjelmistoja yrityksellesi

Tarjolla on räätälöityjä varasto-ohjelmistoja, jotka varmistavat tehokkaan varastonhallinnan; se auttaa sinua luomaan laskuja ja myös tuottamaan kuitit kaikista liiketoimista. Totuus on, että suurin osa pienyrityksistä ei ehkä pysty maksamaan ohjelmistokehittäjälle auttaakseen heitä kehittämään räätälöityjä ohjelmistoja yrityksilleen. Jos sinulla on varaa räätälöityihin ohjelmistoihin yrityksellesi, tee se kaikin tavoin.

4. Aseta kuittien pakollinen antaminen jokaisesta liiketoimesta

Toinen vinkki tehokkaalle varastonhallinnalle pienyrityksille on vahvistaa kuittien myöntäminen jokaiselle liiketoimille. Tosiasiassa kuitin antaminen sähköisesti on se, mikä on muodissa. Se auttaa yritystäsi poistamaan porsaanreikiä, jotka voivat tyhjentää yrityksesi.

5. Kannusta POS-koneen käyttöä rahaa vastaan

Jos haluat ottaa käyttöön tehokkaan varastonhallintarakenteen pienyrityksessäsi, sinun on rohkaistava käteistä kauppaa. Myyntipisteiden (POS) käyttö on tehokas tapa minimoida petot pienyrityksissä. POS-koneilla voit olla varma, että tytöt / poikasi eivät varasta rahaa.

6. Luo keskitetty tietokantajärjestelmä:

Sinun olisi luotava keskitetty tietokantajärjestelmä, varsinkin jos sinulla on useita myyntipisteitä. Keskitetty tietokantajärjestelmä helpottaa yrityksesi kaikkien liiketoimien helppoa jäljittämistä reaaliajassa. Itse asiassa voit istua toimistossa tai kotona tarkkailla yrityksesi kulkua, kun sinulla on keskitetty tietokantajärjestelmä.

7. Kehitä räätälöityjä seurantajärjestelmiäsi

On olemassa erilaisia ​​seurantajärjestelmiä, jotka voit ottaa käyttöön tehokkaan varastonhallinnan varmistamiseksi pienyrityksellesi. Voit istua joukkueesi kanssa määrittääksesi parhaan seurantajärjestelmän, joka sopii yrityksellesi. Mutta jos sinulla on tavaraliike- tai taksiyritys, voit asentaa autonseurannan kaikkiin kuorma-autoihisi ja ohjaamoihisi - se on helpoin ja kätevin tapa seurata varaston määrää tällaiselle yritykselle.

8. Luo liiketoimintaprosessi, jonka avulla voit saada palautetta asiakkailtasi

Toinen tapa toteuttaa tehokas varastonhallinta pienyrityksessäsi on luoda liiketoimintaprosessi, jonka avulla saat palautetta asiakkailtasi. Esimerkiksi joissain pankeissa, kun talletat käteistä, joudut pudottamaan kopion kassaannistasi pankin sisällä olevaan laatikkoon ja sinun on myös annettava transaktiosi tiedot pääkirjaan. Voit ottaa käyttöön tämän varastoseurannan mallin, jos se sopii yrityksellesi.

9. Kerro toimittajille ja myyjille raportti, jonka haluat heiltä

Toinen tapa varmistaa tehokas varastonhallinta pienyrityksellesi on olla yhteydessä toimittajiin ja myyjiin keskustellaksesi odotuksistasi heiltä varaston suhteen. Sopimuksesi heidän kanssaan voi olla se, että pääset kaikkien heidän kanssaan suoritettujen transaktioiden yksityiskohtiin kahden kuukauden välein, 6 kuukauden välein tai jopa vuosittain. Se on tapa verrata levyjä varmistaaksesi, että olet oikealla tiellä.

10. Palkka inventari-konsultti, joka auttaa sinua tarkistamaan varastosi rakennetta ajoittain

Viimeiseksi yksi niistä asioista, jotka sinun on otettava käyttöön varmistaaksesi, että käytät tehokasta varastonhallintyyliä pienyrityksessäsi, on palkata varaston konsultti, joka auttaa sinua tarkistamaan varastoraporttin ja rakenteen ajoittain. Tämä lähestymistapa auttaa korjaamaan virheitä liiketoimintaprosessissa.

Siellä sinulla on se; 10 tehokasta varastonhallintavinkkiä pienyrityksille.